Duurzaam aankoopbeleid

Het departement Procurement staat in voor aankopen ter waarde van ongeveer 700 miljoen euro per jaar in België en meer dan 2 miljard euro wereldwijd. Dat betekent dat we bij elke aankoop de kans en de verantwoordelijkheid hebben om bewust te zoeken naar duurzame oplossingen, of we nu bestelwagens, vrachtwagens, verpakkingen, ICT, gebouwen, energie of consultancy- en HR-diensten kopen.

Tijdens het aankoopproces worden verantwoorde praktijken gestimuleerd in onze hele toeleveringsketen door duurzame oplossingen te vinden en sterke relaties op te bouwen met onze leveranciers. Bij bpostgroup hebben we een duurzaam aankoopprogramma ontwikkeld om de ecologische en sociale impact proactief te bepalen en aan te pakken.

Naast onze aankoopactiviteiten hebben we een programma gelanceerd om de decarbonisatie van bpostgroup te ondersteunen. Daarmee willen we onze scope 3-koolstofuitstoot verminderen. Dit is de uitstoot afkomstig van onze leveranciers.

De wereld om ons heen verandert. Samenlevingen en regeringen werken plannen uit om ons op weg te helpen naar een duurzamere wereld. Naast die verandering is er ook nieuwe regelgeving waaraan bpostgroup moet voldoen. De EU-richtlijn met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen (CSRD) en de aankomende EU-richtlijn inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid (CSDDD) zet bedrijven, en dus ook bpostgroup, ertoe aan om voldoende rekening te houden met de impact van onze activiteiten en die van onze waardeketen (inclusief leveranciers en klanten). We zullen werk maken van een gedetailleerde risicoanalyse van onze leveranciers en dus zullen we de komende jaren onze processen en tools herzien om fundamentele mensenrechten- en milieukwesties in onze waardeketen adequaat te kunnen identificeren, opvolgen, stopzetten, voorkomen en rapporteren.

“Om toegevoegde waarde te creëren, moeten we onze toeleveringsketen steeds duurzamer maken.”

bpostgroup wil op het vlak van duurzaamheid een referentie zijn in alle markten waarin we actief zijn. We hebben ons geëngageerd om de koolstofemissies in onze toeleveringsketen te reduceren, verpakkingen te hergebruiken en te recycleren als onderdeel van een circulaire economie.

We zijn ons bewust van de grote impact van onze indirecte emissies, scope 3, die het gevolg zijn van het uitbesteden van goederen en diensten en dus afkomstig zijn van onze leveranciers.

Met het  programma voor duurzaam aankopen willen we onze impact op het milieu verkleinen en sociale verantwoordelijkheid stimuleren in elke stap van ons aankoopproces, van het selecteren van leveranciers tot het contracteren en evalueren van leveranciers. We willen samenwerken met leveranciers die onze visie en waarden delen.

In onze aankooppraktijken willen we:

• onze interne stakeholders meer bewustmaken van duurzame oplossingen.
• een grondige beoordeling van risico's en gevolgen voor elk van de categorieën en acties uitwerken
• specifieke duurzaamheidscriteria opnemen in ons selectieproces, onze aanbestedingsdocumenten en onze contracten
• de duurzaamheidsprestaties van onze leveranciers opvolgen en beoordelen aan de hand van tools zoals audits, peilingen en scorekaarten.

Leveranciersselectie

We willen samenwerken met betrouwbare leveranciers die de regels naleven en onze waarden op het vlak van duurzaamheid delen. Onze verwachtingen en minimumeisen op het gebied van duurzaamheid worden vermeld in de RfP (Request for Proposal) van een aankoopproject of in de algemene voorwaarden. De volgende verplichtingen zijn gestandaardiseerd:

DECARBONISATIE

We verwachten van belangrijke leveranciers dat ze hun jaarlijkse koolstofvoetafdruk berekenen en een CO2-reductiedoelstelling en een strategie opstellen om dat doel te bereiken.

GEDRAGSCODE VOOR LEVERANCIERS

Al onze leveranciers zijn gebonden aan onze Gedragscode voor Leveranciers. Dit is een set ethische principes en normen die we voor onszelf en onze leveranciers, hun werknemers, leveranciers en onderaannemers stellen.

LEVERANCIERSPRESTATIES

Het in de gaten houden van de prestaties van leveranciers na de aanbesteding is essentieel om ervoor te zorgen dat leveranciers zich houden aan de principes in de Gedragscode voor Leveranciers.

In de meeste aankoopprojecten worden aanvullende criteria in overweging genomen bij het selecteren van een leverancier. In de gunningscriteria kunnen meerdere criteria worden vastgelegd, samen met hun relatieve belang (weging). De prijs is meestal het belangrijkste criterium en vanuit dat perspectief wordt het concept van Total Cost of Ownership gehandhaafd. Andere criteria om een contract toe te kennen zijn kwaliteit en duurzaamheid. Deze criteria zijn specifiek voor elke aankoop en kunnen per project aanzienlijk verschillen.

Onze aankopers zijn opgeleid om de beste waarde te vinden. We passen strategisch aankopen toe en houden dus rekening met de sociale en milieueffecten van specifieke goederen, diensten of werken, zodat we leveranciers kunnen vinden die duurzame praktijken toepassen of duurzame oplossingen bieden. Daarnaast kan strategisch aankopen helpen bij het identificeren van mogelijkheden voor innovatie en efficiëntie om duurzame groei in het algemeen te ondersteunen.

Gedragscode voor Leveranciers

De gedragscode voor leveranciers bevat belangrijke principes voor milieubescherming, mensenrechten en ethisch gedrag. Leveranciers die met bpostgroup willen samenwerken, moeten zich houden aan deze cruciale principes.

Gedragscode voor Leveranciers

'Speak up'-beleid

Bij bpostgroup staat integriteit voorop, en dit engagement houdt in dat we een omgeving creëren waarin onze leveranciers en partners worden aangemoedigd om mogelijke inbreuken of kwesties die in strijd zijn met de basisprincipes en compliance-normen van bpostgroup openlijk aan te kaarten. We pleiten voor het melden van mogelijke overtredingen van beleid, wet- of regelgeving en van vermoedelijke schendingen van onze Gedragscode voor Leveranciers, of het nu gaat om directe of indirecte stakeholders.

'Speak up'-beleid

Prestaties van leveranciers

Al vele jaren monitoren we individuele duurzaamheidsprestaties van onze leveranciers. We hanteren hiervoor EcoVadis, zijn beoordelen de duurzaamheidsprestaties van specifieke leveranciers op vier thema's: milieu, arbeid en mensenrechten, ethiek en duurzaam aankopen.

Dankzij deze methode kunnen we gemakkelijk controleren en garanderen dat onze belangrijkste leveranciers de principes in de Gedragscode voor Leveranciers wel degelijk naleven.

EcoVadis biedt ons inzicht in de algemene risico's met betrekking tot onze voornaamste leveranciers en categorieën, op basis van het sectorrisico en de geografische locatie.

Deze beoordelingen geven ons de inzichten die we nodig hebben om de duurzaamheid van onze toeleveringsketen voortdurend te verbeteren. Deze werkwijze zorgt voor verhoogde transparantie en standaardisering van de rapportering, wat uiteindelijk leidt tot duurzamere praktijken bij de leveranciers.

Elke belangrijke leverancier of leverancier met een hoog risico moet een EcoVadis-scorecard (of gelijkwaardig) hebben en een score van ten minste 45 halen. We verwachten van onze leveranciers dat ze jaarlijks hun beoordeling bijwerken en hun scores met ons delen. Leveranciers die niet aan de benchmark voldoen, wordt gevraagd hun algemene prestaties op het gebied van duurzaamheid te verbeteren. We ondersteunen leveranciers ook bij het opstellen van een verbeterplan. Op lange termijn is het de bedoeling om de duurzaamheidsprestaties van onze hele toeleveringsketen voortdurend te verbeteren.

We kunnen een audit ter plaatse aanvragen als de beoordelingsresultaten van EcoVadis laag blijven of in het geval van activiteiten met een hoog risico. Leveranciers moeten instemmen met mogelijke onaangekondigde audits van hun activiteiten en de manier waarop ze de duurzaamheidsinitiatieven van bpostgroup naleven.

Als onderdeel van onze decarbonisatietrategie hebben we de actieve steun van onze leveranciers nodig: daarvoor moeten ze hun koolstofvoetafdrukken meten, deze gegevens openbaar maken, reductiedoelen stellen en initiatieven nemen om de uitstoot te verlagen. We begrijpen dat elke leverancier zich in een ander stadium bevindt wat het meten en rapporteren van CO2 betreft, maar ermee beginnen is een essentiële stap voorwaarts.

Om deze noodzakelijke inspanningen te ondersteunen, hebben we onze aanpak aangepast. Alle nieuwe en vernieuwde contracten bevatten nu een clausule die specifiek gericht is op decarbonisatie-inspanningen. Uiteraard vernieuwen we onze contracten niet jaarlijks, dus vragen we extra ondersteuning en betrokkenheid van onze leveranciers. Daarom investeren we in het uitgebreid in kaart brengen van de CO2-uitstoot om transparantie doorheen onze hele toeleveringsketen te vergroten. Voor ons is dit cruciaal om nieuwe mogelijkheden te vinden om de CO2-impact te verkleinen.

Contact leggen en beste praktijken delen

Toegeven dat we niet alles weten en dat we sommige dingen nog kunnen verbeteren, brengt ons een stap dichter bij het dichten van de kloof. Daarom werken we samen met verschillende organisaties die duurzame aankoopprocessen bevorderen om ons voortdurend te voorzien van nieuwe en innovatieve manieren om onze huidige processen te verbeteren.

Het team in staat stellen duurzamer te handelen

Het is essentieel dat alle Procurement-medewerkers, nieuw of ervaren, zich bewust zijn van duurzaamheid en duurzaam aankopen. Dankzij opleidingen leert iedereen hoe belangrijk het is om beslissingen te nemen die goed zijn voor het milieu en de maatschappij. Tijdens deze opleidingen ontwikkelen de medewerkers de kennis en vaardigheden om duurzame praktijken in hun werk te implementeren en om bij te dragen aan de algemene duurzaamheidsdoelen van de organisatie. Afhankelijk van de functie geven we regelmatig opleidingen en waar nodig versturen we interne communicaties.

Sinds 2021 lopen er bij ons initiatieven zoals de jaarlijkse 'Sustainable Procurement Day' (of Dag van de Duurzame Aankoop), waarop mensen die bij Procurement werken, meer leren over de duurzaamheidstrategie en de nieuwste initiatieven van bpostgroup, maar ook over de ontwikkelingen op het vlak van duurzaam aankopen. Het is een gelegenheid om externe sprekers uit te nodigen om hun eigen ervaringen te delen.

Daarnaast kunnen alle medewerkers terecht bij de programmaverantwoordelijke voor ondersteuning en vragen over het programma voor duurzaam aankopen en de doeltreffende implementatie ervan.

Afstemming op regelgeving en compliance

Onze aankoopactiviteiten zijn onderworpen aan het regelgevend kader dat van toepassing is op ons vakgebied.

In België worden de procedures voor openbare aanbestedingen geregeld door de nationale wetgeving, die bpost nv op de gepaste manier volgt. Afhankelijk van de drempelwaarde van het contract wordt een specifieke aanbestedingsprocedure gevolgd.

De wereld om ons heen verandert. Samenlevingen en regeringen werken plannen uit om ons op weg te helpen naar een duurzamere wereld. Een deel van die verandering is nieuwe regelgeving. Zo zal bpostgroup voldoen aan de Europese CSRD (richtlijn met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen) en zal Procurement de rapporteringsbehoeften ondersteunen.

Deze aankomende EU-richtlijn inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid  (CSDDD) zet bedrijven, en dus ook bpostgroup, ertoe aan om voldoende rekening te houden met de impact van onze activiteiten en die van onze waardeketen (inclusief leveranciers en klanten). De CSDDD vereist dat ondernemingen een klimaattransitieplan uitvoeren dat de opwarming van de aarde beperkt tot 1,5 °C, in overeenstemming met de Overeenkomst van Parijs en de CSRD.