Duurzaam aankoopproces

Bij een duurzaam aankoopproces worden verantwoorde praktijken gestimuleerd in onze hele toeleveringsketen door duurzame oplossingen te vinden en sterke relaties op te bouwen met onze leveranciers.

Kortom: naast financiële factoren spelen ook sociale en milieuoverwegingen een rol bij het nemen van aankoopbeslissingen. We kijken dus verder dan alleen naar de traditionele financiële parameters en baseren onze beslissingen op totale levenscycluskosten, bijbehorende risico's, succesindicatoren en de impact op mens en milieu.

Om op deze manier beslissingen te kunnen nemen, moeten we beschikken over de juiste aankoopprocessen en -middelen en moeten we binnen het departement Procurement de juiste kennis en expertise ontwikkelen.

Het departement Procurement staat in voor aankopen ter waarde van ongeveer 700 miljoen euro per jaar in België en meer dan 2 miljard euro wereldwijd. Dat betekent dat we bij elke aankoop de kans en de verantwoordelijkheid hebben om bewust te zoeken naar duurzame oplossingen, of we nu bestelwagens, vrachtwagens, fietsen, ICT-netwerken en -apparaten, gebouwen, energie of consultancy- en HR-diensten kopen.

“Om toegevoegde waarde te creëren,
moeten we onze toeleveringsketen steeds duurzamer maken.”

Kurt van Cleemput, Director Group Procurement, bpostgroup

bpostgroup wil op het vlak van duurzaamheid een referentie zijn in alle markten waarin we actief zijn. We hebben ons geëngageerd om tegen 2040 klimaatneutraal te zijn. Door deze gedeelde langetermijnambitie moeten we onze inspanningen versnellen om de toeleveringsketen van e-commerce koolstofvrij te maken en verpakkingen te hergebruiken en te recycleren als onderdeel van een circulaire economie.

We beseffen dat dit een ambitieus doel is en daarom hebben we een stappenplan opgesteld om het tegen 2040 te kunnen bereiken. We zijn ons echter ook bewust van de grote impact van onze indirecte emissies, die het gevolg zijn van het uitbesteden van goederen en diensten en dus afkomstig zijn van onze leveranciers.

Om de doelen die we onszelf hebben gesteld te kunnen behalen, hebben we een programma voor duurzame aankoopprocessen opgezet. Dit programma is bedoeld om de effecten op milieu en maatschappij proactief te identificeren en aan te pakken, in plaats van er alleen maar op te reageren. Ons programma zal er baat bij hebben als we initiatieven nemen in onderstaande vier belangrijke aandachtsgebieden.

1. Voortdurende verbetering

We streven ernaar onze impact op het milieu te verminderen en maatschappelijke verantwoordelijkheid te stimuleren. We hebben beloofd om duurzaamheid te integreren in elke stap van ons aankoopproces, van de selectie van leveranciers tot het contracteren en evalueren van leveranciers. We geven de voorkeur aan een samenwerking met leveranciers die onze visie en waarden delen en die ons kunnen helpen om onze duurzaamheidsdoelen te bereiken. Onze actiepunten:

• Onze interne stakeholders beter bewust te maken van duurzame oplossingen en benaderingen.
• Een grondige beoordeling van risico's en gevolgen voor elk van de categorieën en acties uitwerken
• ESG integreren in onze categorieplannen
• Specifieke duurzaamheidscriteria opnemen in onze aanbestedingsdocumenten en contracten.
• De duurzaamheidsprestaties van onze leveranciers opvolgen en beoordelen aan de hand van tools zoals de EcoVadis-scorekaarten.

Afstemming op regelgeving en compliance

In België worden de procedures voor openbare aanbestedingen geregeld door de nationale wetgeving, die bpost nv op de gepaste manier volgt. Afhankelijk van de drempelwaarde van het contract wordt een specifieke procedure en aanbestedingsprocedure gevolgd.

De wereld om ons heen verandert. Samenlevingen en regeringen werken plannen uit om ons op weg te helpen naar een duurzamere wereld. Een van die veranderingen is de nieuwe regelgeving waardoor bpost moet voldoen aan de Europese CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive).

Deze EU-richtlijn inzake Corporate Due Diligence zet bedrijven, en dus ook bpost, ertoe aan om voldoende rekening te houden met de impact van onze activiteiten en die van onze waardeketen (inclusief leveranciers en klanten). Tot nu toe hoefden we geen gedetailleerde risicoanalyse te maken van onze leveranciers en dus gaan we de komende jaren onze processen en tools herzien om fundamentele mensenrechten en milieufactoren in onze waardeketen adequaat te kunnen identificeren, opvolgen, voorkomen en rapporteren.

Risicobeoordeling toeleveringsketen

Toeleveringsketens zijn complex en er komen veel belanghebbenden aan te pas met verschillende belangen en duurzaamheidsniveaus.

We plannen vooruit om te anticiperen op potentiële, onvoorspelbare risico's van derden of leveranciers. Vandaag beschikken we over een kwaliteitsvolle risicobeoordeling voor onze belangrijkste leveranciers en categorieën. We brengen leveranciersrisico's in kaart op basis van de categorie, het sectorrisico, de geografische locatie en hun belang in termen van uitgaven en vanuit strategisch oogpunt.

Leveranciersselectie

We willen samenwerken met betrouwbare leveranciers die de regels naleven en onze ESG-waarden delen. Onze verwachtingen en minimumeisen op het gebied van ESG worden al vermeld in de RfP-fase van een sourcingproject of in de algemene voorwaarden. De volgende verplichtingen zijn gestandaardiseerd:

DECARBONISATIE

We verwachten van belangrijke leveranciers dat ze hun jaarlijkse koolstofvoetafdruk berekenen en een CO₂-reductiedoelstelling en een strategie opstellen om dat doel te bereiken.

GEDRAGSCODE VOOR LEVERANCIERS

Al onze leveranciers zijn gebonden aan onze Gedragscode voor Leveranciers. Dit is een set ethische principes en normen die we voor onszelf en onze leveranciers, hun werknemers, leveranciers en onderaannemers stellen.

LEVERANCIERSPRESTATIES

Het in de gaten houden van de prestaties van leveranciers na de aanbesteding is essentieel om ervoor te zorgen dat leveranciers zich houden aan de principes in de Gedragscode voor Leveranciers.

In de meeste gevallen worden aanvullende criteria in overweging genomen bij het selecteren van een leverancier. In de toekenningscriteria kunnen meerdere criteria worden vastgelegd, samen met hun relatieve belang (weging). De prijs is meestal het belangrijkste criterium en vanuit dat perspectief wordt het concept van Total Cost of Ownership gehandhaafd. Andere criteria om een contract toe te kennen zijn kwaliteit en duurzaamheid. Deze criteria zijn specifiek voor elke aankoop en kunnen per sourcingproject aanzienlijk verschillen.

Onze aankopers zijn opgeleid om de beste waarde te vinden. Door strategisch te sourcen houden we rekening met de sociale en milieueffecten van specifieke goederen, diensten of werken, zodat we leveranciers kunnen vinden die duurzame praktijken toepassen of duurzame oplossingen bieden. Daarnaast kan strategisch sourcen helpen bij het identificeren van mogelijkheden voor innovatie en efficiëntie om duurzame groei in het algemeen te ondersteunen.

Gedragscode voor Leveranciers

Als bedrijf beseffen we dat we slechts een onderdeel zijn van een grotere samenleving. Willen we de ambitieuze duurzaamheidsdoelen halen die we onszelf hebben gesteld, dan moeten we samenwerken met andere stakeholders. Daarom krijgen onze leveranciers onze Gedragscode voor Leveranciers, waar ze zich strikt aan moeten houden. De Gedragscode voor Leveranciers bevat belangrijke principes over milieubescherming, mensenrechten en ethisch gedrag. Leveranciers die met bpost willen samenwerken, moeten zich houden aan deze cruciale principes.

Speak up voor leveranciers

Bij bpost staat integriteit voorop, en dit engagement houdt in dat we een omgeving creëren waarin onze leveranciers en partners worden aangemoedigd om mogelijke inbreuken of kwesties die in strijd zijn met de basisprincipes en compliance-normen van bpost openlijk aan te kaarten. We pleiten voor het melden van mogelijke overtredingen van beleid, wet- of regelgeving en van vermoedelijke schendingen van onze Gedragscode voor Leveranciers, of het nu gaat om directe of indirecte stakeholders.

Speak up beleid

Duurzaamheidsprestaties van leveranciers

Al vele jaren kiest bpost EcoVadis als partner om individuele duurzaamheidsbeoordelingen van onze leveranciers uit te voeren. EcoVadis beoordeelt de duurzaamheidsprestaties van specifieke leveranciers op vier thema's: milieu, arbeid en mensenrechten, ethiek en duurzame aankoopprocessen. Procurement: Dankzij deze methode kunnen we gemakkelijk controleren en garanderen dat onze belangrijkste leveranciers en leveranciers met een hoog risico de principes in de Gedragscode voor Leveranciers wel degelijk naleven. Deze beoordelingen geven ons de inzichten die we nodig hebben om de duurzaamheid van onze toeleveringsketen voortdurend te verbeteren. Deze werkwijze zorgt voor verhoogde transparantie en standaardisering van de rapportering, wat uiteindelijk leidt tot duurzamere praktijken bij de leveranciers.

Elke belangrijke leverancier of leverancier met een hoog risico moet een EcoVadis-scorecard (of gelijkwaardig) hebben en een score van ten minste 45 halen. We verwachten van onze leveranciers dat ze jaarlijks hun beoordeling bijwerken en hun scores met bpost delen. Leveranciers die niet aan de benchmark voldoen, wordt gevraagd hun algemene prestaties op het gebied van duurzaamheid te verbeteren. We ondersteunen leveranciers ook bij het opstellen van een verbeterplan dat van pas komt en toegevoegde waarde heeft om dit doel te bereiken. Op lange termijn is het de bedoeling om de duurzaamheidsprestaties van onze hele toeleveringsketen voortdurend te verbeteren.

Leveranciersaudits

bpost kan een audit ter plaatse aanvragen als de beoordelingsresultaten van EcoVadis laag blijven of in het geval van activiteiten met een hoog risico. Leveranciers moeten instemmen met mogelijke onaangekondigde audits van hun activiteiten en de manier waarop ze de duurzaamheidsinitiatieven van bpost naleven.

2. Het team in staat stellen duurzamer te handelen

Het is essentieel dat alle medewerkers, nieuw of ervaren, bewust zijn van duurzaamheid en duurzaam aankopen. Dankzij opleidingen hierover leert iedereen hoe belangrijk het is om beslissingen te nemen die goed zijn voor het milieu en de maatschappij. Tijdens deze opleidingen ontwikkelen de medewerkers de kennis en vaardigheden om duurzame praktijken in hun werk te implementeren en om bij te dragen aan de algemene duurzaamheidsdoelen van de organisatie. Afhankelijk van de functie geven we regelmatig opleidingen en waar nodig versturen we interne communicaties.

Sinds 2021 lopen er bij ons initiatieven zoals de jaarlijkse 'Sustainable Procurement Day' (of Dag van de Duurzame Aankoop), waarop mensen die niet bij Procurement werken, meer leren over de ESG-strategie en de nieuwste initiatieven van bpost, maar ook over de ontwikkelingen op het vlak van duurzame aankoop. Het is een gelegenheid om externe sprekers uit te nodigen die hun eigen ervaring op het gebied van duurzaam aankoop delen.

Daarnaast kunnen alle medewerkers terecht bij de programmaverantwoordelijke voor ondersteuning en vragen over het Duurzaam aankoopprogramma en de doeltreffende implementatie ervan.

3. Contact leggen en beste praktijken delen

Toegeven dat we niet alles weten en dat we sommige dingen nog kunnen verbeteren, brengt ons een stap dichter bij het dichten van de kloof. Daarom werken we samen met verschillende organisaties die duurzame aankoopprocessen bevorderen om ons voortdurend te voorzien van nieuwe en innovatieve manieren om onze huidige processen te verbeteren.

bpost wordt lid van de 'BACA Supply Chain Leader Group'

bpost werd geselecteerd om deel te nemen aan het 'BACA Supply Chain Leaders'-programma in 2024. Bij bpostgroup streven we ernaar om tegen 2040 net nul te bereiken en de e-commercetoeleveringsketen koolstofvrij te maken. We zijn de grootste aankoper van e-vans in België en we kopen ook groene elektriciteit, maar we willen graag de impact in onze waardeketen blijven vergroten en daarom willen we inzichten en best practices uitwisselen met de BACA-gemeenschap.

Aan de 'Supply Chain Leader Group' hebben we beloofd dat we:

• het klimaataspect zullen integreren in onze bedrijfsstrategie en het belang van emissies in de toeleveringsketen zullen erkennen.
• formeel zullen toezeggen om wetenschappelijk gefundeerde doelen te stellen om de uitstoot in onze hele toeleveringsketen te verminderen.
• actief zullen samenwerken met onze partners in de toeleveringsketen, stroomopwaarts en stroomafwaarts, groot en klein, om hen te ondersteunen en te stimuleren op hun weg naar decarbonisatie.
• ons traject en kennis zullen delen met andere leden, partners, beleidsmakers en het grote publiek.

Procura+ Conferentie over duurzame overheidsopdrachten

De 'Procura+'-gemeenschap is een van de platformen van bpost om ideeën uit te wisselen, ervaringen te delen en samen te werken met collega-aanbesteders. bpost nam deel aan de 'Procura+'-conferentie in Lissabon (Portugal) die werd georganiseerd door ICLEI Europe, de stad Lissabon en Rijkswaterstaat. Het evenement duurde twee dagen en bood een gevarieerd programma met sessies en sprekers die overheidsopdrachten duurzamer willen maken.

Het was een uitstekende gelegenheid om dieper in te gaan op cruciale onderwerpen rond duurzame overheidsopdrachten, waaronder omgaan met veranderingen, innovatie en de agenda voor circulair aankopen.